Para metas de longo prazo, você precisa de um plano plurianual, para metas de curto prazo - trimestrais e para metas atuais - mensais, semanais, diárias. O que é realmente importante no planejamento? Aqui estão os 6 passos mais importantes para um planejamento eficaz.

Especialistas em gestão de tempo aconselhamplanejamentoatualidades para fazê-lo na perspectiva da semana, pois a semana dá um contexto mais amplo às nossas atividades. O que considerar ao organizar tarefas?

Graças ao time board você descobrirá que não precisa fazer tudo! Então você conhecerá a alegria de aproveitar seu tempo livre. Nosso sucesso pessoal e profissional depende muito de como organizamos nosso tempo. Nós mesmos escolhemos a maneira como o gastamos, também arcamos com as consequências dessas decisões. Para nos administrarmos bem ao longo do tempo, vamos seguir a máxima de Stephen R. Covey: "Em vez de focar em fazer a coisa certa, você precisa focar sua atenção em fazer a coisa certa." Nossas decisões sobre o uso do tempo são influenciadas por dois critérios - urgência e importância. Muitas vezes atribuímos importância a muitas tarefas. Mas a priorização adequada é perceber o que está no máximo em nossa hierarquia de valores, não apenas reagir a questões urgentes. Como distingui-los uns dos outros? A urgência é um critério relacionado ao tempo, importância para nossos objetivos. Uma ferramenta prática que mostra o escopo das atividades e ajuda a identificar o que é realmente importante étime board . A condição mais importante para uma ação e planejamento eficazes é focar no quadrante II e simultaneamente eliminar muitas atividades do I e III, e ignorar o quarto trimestre.

Importante

Linha do tempo: trimestre I

Contém assuntos importantes e urgentes. É "gestão de crise" - atividades de importância estratégica e assuntos urgentes. Neste trimestre, trabalhamos, usamos nosso conhecimento para reagir a muitas situações e enfrentar desafios. Não podemos negligenciar esses assuntos.

Linha do tempo: trimestre II

Abrange assuntos importantes, mas não urgentes. É um trimestre de " alta qualidade" em que nos administramos: fazemos planos de longo prazo, antecipamos problemas e os prevenimos, desenvolvemos habilidades, regeneramos, passamos tempo com os entes queridos. Quanto mais tempo passamos neste trimestre, mais ele aumentanossa capacidade de agir. Negligenciar as atividades dentro dele alarga o quadrante I, que eventualmente nos consome, causa estresse e esgotamento.

Linha do tempo: quadrante III

Há assuntos urgentes, mas não importantes. Isso é um quarto de ilusão, porque o burburinho em torno do que é urgente pode criar uma ilusão de importância. Neste quadrante, realizamos ações que são atuais, mas importantes para outra pessoa, atendemos as expectativas de outras pessoas, pensando que estamos no quadrante I.

Linha do tempo: quadrante IV

Estes não são assuntos urgentes e sem importância. Ao minimizar o tempo gasto neste trimestre, ganharemos tempo para coisas realmente importantes.

TIME TABLE
IMPORTANTE

URGENTE

  • situações de crise;
  • assuntos urgentes;
  • tarefas com data de implementação, reunião, preparação para reuniões.

URGENTE

  • preparação;
  • especifique o valor;
  • planejamento;
  • construção de relacionamento;
  • recreação real;
  • confiando responsabilidade.
INVÁLIDO
  • alguns telefones;
  • algumas cartas, relatórios;
  • algumas reuniões;
  • assuntos urgentes mais próximos;
  • muitas atividades normais.
  • vida cotidiana, atividades regulares;
  • correspondência não vinculativa;
  • alguns telefones;
  • desperdiçadores de tempo;
  • prazer;
  • assistindo TV por muito tempo.

1. Planejamento eficaz: pense na sua visão e missão

Quando você começar a planejar suas atividades, pense no que é mais importante em sua vida. Pense em sua visão, o que você gostaria de fazer, as regras que você segue (bússola!). Por mais distante que pareça, é extremamente importante, pois suas crenças influenciam os objetivos que você estabelece para si mesmo, as decisões que toma e a forma como gasta seu tempo.

A re-inflexão sobre a própria missão é condição essencial para agir de acordo com o que é importante, pois tem forte influência na execução das demais atividades atribuídas ao trimestre II. Se o seu credo de vida é o desenvolvimento pessoal, estar com sua família, descobrir o valor da vida ou da atividade social, então, voltando a ele de vez em quando, você fará com que as coisas mais importantes fiquem gravadas em sua memória. A missão criará uma estrutura dentro da qual você tomará decisões nas próximas etapas do planejamento.

2. Planejamento eficaz: defina seus papéis

Os papéis são símbolos de deveres, relacionamentos com pessoas, atividades em benefício da sociedade. Sua definição clara criauma estrutura natural que nos permite manter o equilíbrio. Os papéis que você desempenha são baseados em sua missão. Liste seus papéis em um pedaço de papel (por exemplo, esposa, mãe, estudante, gerente, diretor, membro de um clube esportivo). Pesquisas mostram que aparecer em mais de sete é ineficaz, então tente, por exemplo, combinar certas funções. Identificar os papéis da vida ajuda você a ver a vida como um todo - você pode ver que não é apenas o trabalho ou a família, mas todos eles juntos. Ao descrever suas funções, você notará assuntos "importantes, mas não urgentes" (Trimestre II) que geralmente são ignorados. Além dos papéis, adicione "afiar serra" à programação semanal. É a energia que devemos colocar no aperfeiçoamento de nossas habilidades em quatro dimensões fundamentais da vida - física, social, intelectual e espiritual. Absorvidos em “serrar” (obter resultados), esquecemos de “afiar a serra” (manter ou desenvolver a capacidade de alcançar resultados no futuro). Se, por exemplo, não praticamos esportes (esfera física), não desenvolvemos conhecimento (esfera social), não acompanhamos os últimos desenvolvimentos em nosso setor (esfera intelectual) ou não sabemos o que é importante para nós em vida (esfera espiritual), podemos "cortar" por desequilíbrio.

3. Planejamento eficaz: defina metas para cada função

Pense na coisa mais importante que você pode fazer em cada função esta semana para alcançar resultados positivos. O que é essencial, por exemplo, como esposa, marido, pai, funcionário? Ao procurar atividades, use uma bússola, não um relógio, e concentre-se no que é importante, não urgente. Isso pode ser, por exemplo, um encontro com o marido, mais tempo para um filho, coleta de informações sobre um curso de leitura rápida, meditação. Defina uma ou duas metas para cada função.

4. Planejamento eficaz: aprenda a tomar decisões

Para traduzir as metas do Trimestre II em um plano de ação, você deve aprender a tomar as decisões certas ao longo da semana. Muitas vezes tentamos encontrar tempo para atividades "importantes" nos trimestres I e III, que já estão cheios de atividades. Nós nos jogamos de um caso para outro, confiamos a outra pessoa, adiamos, esperando encontrar tempo para as coisas mais importantes. Mas - como escreve Stephen R. Covey - "[…] a questão não é priorizar planos, mas planejar prioridades". Imagine uma jarra larga na qual você coloca pedras grandes. Mesmo que a jarra esteja cheia de pedras, ela não está cheia, você pode polvilhar cascalho nas lacunas. Mas a verdade é que o frasco ainda não está cheio - você pode adicionar areia e, finalmente, adicionar um pouco mais de água. Nossas metas no trimestre II são "pedras grandes". Se lidarmos primeiro com outras coisas - água,areia e cascalho, e depois queremos colocar grandes pedras no plano, nossas tentativas serão inúteis. Mas se soubermos quais coisas são pedras grandes e as assentarmos antes de todos, veremos o quanto podemos realizar e quanta água, areia e cascalho há nos espaços vazios. Alcançaremos o que consideramos importante e, ao mesmo tempo, "ajustamos" outras atividades de acordo.

5. Planejamento eficaz: organize todos os dias

Suas tarefas diárias são fazer as coisas mais importantes primeiro, apesar das circunstâncias inesperadas e dos desafios do dia. Às vezes você conseguirá implementar um plano, outras vezes terá que ser alterado, mas ao tomar decisões, confie nas indicações de sua bússola interna. Para colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar, pela manhã:

IMAGINE O CURSO DO DIA- revise a programação semanal, encontre sua posição, visualize este dia no contexto de 7 dias. Isso o ajudará a reagir adequadamente a situações inesperadas.

DEFINIR PRIORIDADES- marque suas ações com os símbolos dos trimestres I e II - graças a isso você terá certeza de que os assuntos do trimestre III não se encaixam em sua agenda. Se for necessária uma maior priorização, marque as atividades dos trimestres I e II com mais detalhes (por exemplo, com um círculo).

DEFINIR HORA E HORA DA TAREFA- separa aquelas que podem ser realizadas a qualquer hora do dia. Anote também os limites de tempo para atividades específicas.

6. Planejamento eficaz: avalie sua eficácia

No final da semana, pense sobre quais objetivos você alcançou, quais desafios você enfrentou, quais decisões tomar, e se você fez uma escolha, as coisas mais importantes vieram primeiro. O resumo semanal ajuda a evitar repetir os mesmos erros, permite que você seja mais eficaz nas semanas seguintes.

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Categoria:

Psicologia